Tilausprosessi ja asiakassuhteen vaiheita Hei!

Tällä sivulla kuvataan Turun Seudun Joulupukkipalvelun (TSJPP) joulupukkitilauksen käsittelyn yleiset vaiheet ja asiakkaan kanssa tapahtuva vuorovaikutus tilauksen tekemisestä Joulupukin vierailuun ja sen jälkeiseen palautteiden käsittelyyn asti. Jos asiakkaan kanssa ei erikseen muuta sovita, kaikkiin tilauslomakkeella tehtyihin tilauksiin sisältyvät  seuraavat yleiset vaiheet.

                                                                << ETUSIVULLE

1. Asiakas tekee tilauksen 
Asiakas tekee tilauksen TILAUSLOMAKKEELLA. Lomakkeeseen kirjataan lomakkeessa kysytyt yhteystiedot, tilausta ja vierailun kohdetta koskevat tiedot, taustatiedot lapsista yms. Tilauslomakkeen lähettämisen jälkeen avautuu uusi sivu, joka vahvistaa tilauksen lähteneen.
2. Vahvistamme tilauksen vastaanottamisen ja hyväksymisen
Ilmoitamme sähköpostiviestillä tilaajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen yleensä tilauspäivän iltana tai yön aikana. että tilaus on tarkastettu ja hyväksytty. Sähköpostiviestissä asiakas saa lisätietoja tilauksen käsittelyn etenemisestä.

3. Käsittelemme tilauslomakkeella lähetetyt tilaustiedot
Siirrämme tilaustiedot asiakastietokantaan, teemme karttalinkit (Kiinteistölaitoksen karttapalveluun) sekä tarkistamme ja tarvittaessa täydennämme ajo-ohjeet kohteeseen.

4. Turun Seudun Joulupukkipalvelusta soitetaan asiakkaalle
Tilaustietojen käsittelijä soittaa asiakkaalle Turun Seudun Joulupukkipalvelun päivystävästä numerosta 050-400 2835 muutaman päivän kuluessa tilauksen vastaanottamisesta. Päivystävä numero kannattaa tallentaa puhelimeen jo tilauslomakkeen lähettämisen yhteydessä, jotta asiakas tietää jo ennen puheluun vastaamista virittäytyä sopivaan tunnelmaan. Monet asiakkaat haluavat siirtyä pois lasten korvien ulottuvilta juuri tämän puhelun ajaksi. Puhelinkeskustelussa täydennetään tilausta koskevia tietoja: sovitaan vierailun hinta, vierailun aikarajat, lahjojen sijainti ja muut yksityiskohdat. 
5. Vierailulle tuleva Joulupukki ilmoittaa vierailun tarkan kellonajan
Jos ei erikseen muuta sovita, vierailulle tuleva Joulupukki ilmoittaa itse puhelimitse tarkan vierailun ajankohdan aattoa edeltävänä iltana (aatonaattona eli 23.12). Tämä on lyhyt puhelu, koska Joulupukin on ehdittävä soittaa kaikille asiakkailleen lyhyessä ajassa. Joulupukki soittaa tällöin TUNTEMATTOMASTA numerosta, koska asiakkaan ei ole tarpeen eikä suotavaa soittaa vierailulle tulevalle Joulupukille. Jos asiakas ei pysty vastaamaan ensimmäiseen soittoon, Joulupukki soittaa niin monta kertaa uudestaan, että saa asiakkaan kiinni. Asiakkaan ei siis tarvitse yrittää soittaa takaisin.

Jos asiakkaalla on pakottava tarve ottaa yhteyttä, asiakas voi soittaa  Turun Seudun Joulupukkipalvelun päivystävään numeroon. Soittamista erityisesti 23.12 tulisi välttää, koska puhelintiedusteluiden käsittely estää asiakastietokannan samanaikaisen käytön ja siten hidastaa kokonaisuuden valmistumista. Toivomme, että asiakkaat jaksavat odottaa levollisesti joulupukin soittoa.
6. Yhteydenpito Jouluaattona
Asiakas ei Jouluaattona missään olosuhteissa soita vierailulle tulevalle Joulupukille! Tarvittaessa asiakkaat saavat henkilökohtaista asiakaspalvelua päivystävästä numerosta, joka hoitaa yhteydenpidon Joulupukkiin. Tämä järjestely varmistaa sen, että Joulupukki saa keskittyä työhönsä Jouluaattona. Lisäksi  keskitetty viestintä takaa sen, että päivystyksestä vastaava varapukkien esimies pystyy koordinoimaan sekä varsinaisten pukkien että varapukkien toimintaa ajantasalla olevien tilannetietojen pohjalta.
7. Asiakas valmistautuu maksusuoritukseen

Asiakas varaa aikaisemmin sovitun maksun tasarahana ja pistää sen hyvissä ajoin ennen Joulupukin saapumista kirjekuoreen. Joulupukki ei käsittele Jouluaattona käteistä eikä Joulupukilla ole antaa vaihtorahaa. Kirjekuoren tarkoituksena on mahdollistaa se, että asiakas voi hoitaa maksun täysin avoimesti lasten läsnä ollessa saattaessaan Joulupukkia ovelle. 

8. Asiakas toimittaa lahjat odottamaan Joulupukkia
Tilaukseen liittyvässä puhelinkeskustelussa sovimme, missä joululahjat odottavat Joulupukkia. Joulupukki tuo sisään yhden pienehkön lahjasäkin, joka Joulupukin on tarkoitus jakaa. Joulupukin jaettavaksi tarkoitetussa lahjakantamukseen on yleensä lahja tai pari jokaiselle perheenjäsenelle tai ainakin lapsille. Lahjat voivat olla myös pussissa tai laatikossa, jos tarkoitukseen sopivaa säkkiä ei ole saatavilla. Emme pysty tarjoamaan säkityspalvelua, joten lahjakantamuksen valmistelu jää asiakkaan tehtäväksi.

Jos tilauksen yhteydessä ei ole muuta sovittu, asiakas toimittaa lahjat 15 minuuttia etukäteen odottamaan Joulupukkia. Yleensä sovitaan, että joulupukin tuotavaksi tarkoitetut lahjat toimitetaan asunnon oven taakse tai asunnon oven välittömään läheisyyteen näköetäisyydelle Joulupukin kulkureitistä. Joulupukki tuo yhden säkin sisään ja isäntäväki avustaa toimittamalla muut lahjat.
9. Joulupukki saapuu
Jos ei erikseen muuta sovita, Joulupukkia ei tarvitse tulla ulos vastaan. Joulupukin sisääntulo on tyylikkäin, kun Joulupukki kolkuttaa ovelle koko perheen olleessa sisätiloissa odottelemassa. 

Ulos vastaan tuleminen saattaa olla välttämätöntä, jos kohde sijaitsee kerrostalossa, jonka alaovi on lukittuna Joulupukin saapuessa. Jos vastaantulo tai oven avaaminen asiakkaan toimesta on välttämätöntä, asiakkaan pitää mainita tästä tilauslomakkeessa ja tilaukseen liittyvässä puhelinkeskustelussa.
10. Joulupukki vierailee
Jouluaaton kohokohta, Joulupukin vierailu ei yleensä vaadi asiakkaalta erityisiä toimenpiteitä. Joulupukin vierailun tyypillinen sisältö on kuvattu sivulla Joulupukin vierailu.
11. Asiakas saattaa joulupukin ovelle ja antaa maksukuoren
Yleensä asiakas ja lapset saattavat Joulupukin asunnon ovelle. Lopputervehdysten ja kättelemisten jälkeen asiakas antaa Joulupukille maksun sisältävän kirjekuoren. Jos lapset ovat tällöin läsnä, asiakas voi todeta, että kirjeessä on vanhempien terveiset tai kiitoskirje Korvatunturille toimitettavaksi.
12. Joulupukki antaa asiakkaalle ohjeet palautteiden antamiseen
Lähdön yhteydessä Joulupukki antaa asiakkaalle Turun Seudun Joulupukkipalvelun kirjalliset terveiset, joissa kerrataan Turun Seudun Joulupukkipalvelun yhteystiedot ja annetaan ohjeet palautteen antamiseen.
13. Asiakas antaa tarvittaessa välittömän palautteen vierailun aikataulusta
Ohjeet välittömän palautteen antamiseen on kerrottu sivulla Jos pukki on myöhässä. 
14. Asiakas antaa palautteen saamastaan joulupukkipalvelusta
Jouluaaton jälkeen asiakas voi antaa palautetta palautelomakkeella, sähköpostilla joulupukki@tsjpp.fi tai soittamalla Turun Seudun Joulupukkipalvelun päivystävään numeroon. 
15. Palautteiden käsittely
Jos palaute koskee Joulupukin työskentelyä, Turun Seudun Joulupukkipalvelu selvittää vierailun tehneeltä Joulupukilta asiakaskäyntiin liittyvät yksityiskohdat. Tämän jälkeen olemme yhteydessä asiakkaaseen. Jos ilmenee, että järjestämämme joulupukkipalvelu ei ole ollut sovitun mukaista tai hintansa arvoista, asiakkaalla on tyytyväisyystakuun mukaisesti oikeus vaatia hyvitystä maksuun.
   
Yllä kuvatut vaiheet ja niihin liittyvät ohjeet pätevät lähes kaikissa asikassuhteissa, mutta yksittäistapauksisssa voidaan erikseen sopia muista järjestelyistä.

                                                    << ETUSIVULLE

Sivu päivitetty: 9.12.2011
Turun Seudun Joulupukkipalvelu
joulupukki@tsjpp.fi
050-400 2835
www.turunseudunjoulupukkipalvelu.fi
www.tsjpp.fi