Tilausprosessi ja asiakassuhteen vaiheet
- Turun Seudun Joulupukkipalvelu
Hei!
Tällä sivulla kuvataan joulupukkitilauksen käsittelyn yleiset vaiheet ja asiakkaan kanssa tapahtuva vuorovaikutus aina ilauksen tekemisestä Joulupukin vierailuun ja sen jälkeiseen palautteiden käsittelyyn asti. Jos asiakkaan kanssa ei erikseen muuta sovita, kaikkiin tilauslomakkeella tehtyihin tilauksiin sisältyvät  seuraavat yleiset vaiheet. Tilauksen voi tehdä myös puhelimitse, mutta suosittelemme lämpimästi tilauslomakkeen käyttöä. Tilauslomakkeelle asiakkaat voivat antaa sellaisia taustatietoja ja  yksityiskohtia, joiden kirjaaminen puhelintilauksissa ei ole mahdollista.

1. Asiakas tekee tilauksen 
Tilauslomakkeeseen asiakas kirjaa lomakkeessa kysytyt yhteystiedot, tilausta ja vierailun kohdetta koskevat tiedot, taustatiedot lapsista yms. Tilauslomakkeen lähettämisen jälkeen avautuu uusi sivu, joka vahvistaa tilauksen lähteneen ongelmitta. Samalla sivulla ilmoitetaan tilauksen tehneille asiakkaille tarkoitettu Turun Seudun Joulupukkipalvelun päivystävä numero.
2. Turun Seudun Joulupukkipalvelusta soitetaan asiakkaalle
Tilaustietojen käsittelijä soittaa asiakkaalle Turun Seudun Joulupukkipalvelun päivystävästä numerosta. Täten  numero kannattaa tallentaa puhelimeen jo tilauslomakkeen lähettämisen yhteydessä, jotta asiakas tietää jo ennen puheluun vastaamista virittäytyä sopivaan tunnelmaan. Monet asiakkaat haluavat siirtyä pois lasten korvien ulottuvilta juuri tämän puhelun ajaksi. Puhelinkeskustelussa täydennetään tilausta koskevia tietoja ja sovitaan tarkemmin Joulupukin vierailun aikarajoista ja vierailuun liittyvistä yksityiskohdista.
3. Vierailulle tuleva Joulupukki ilmoittaa vierailun tarkan kellonajan
Jos ei erikseen muuta sovita, vierailulle tulossa oleva Joulupukki ilmoittaa itse puhelimitse tarkan vierailun ajankohdan aattoa edeltävänä iltana eli aatonaattona (23.12). Tämä on lyhyt puhelu, koska Joulupukin on ehdittävä soittaa kaikille asiakkailleen lyhyessä ajassa. Joulupukki soittaa tällöin TUNTEMATTOMASTA numerosta, koska asiakkaan ei ole tarpeen eikä suotavaa soittaa takaisin vierailulle tulevalle Joulupukille. Jos asiakas ei pysty vastaamaan ensimmäiseen soittoon, Joulupukki soittaa niin monta kertaa uudestaan, että saa asiakkaan kiinni. Asiakkaan ei siis tarvitse yrittää soittaa takaisin. Asiakas ei  myöskään Jouluaattona missään olosuhteissa soita varsinaiselle Joulupukille! Tarvittaessa asiakkaat saavat henkilökohtaista asiakaspalvelua  päivystävästä numerosta, joka hoitaa yhteydenpidon varsinaiseen Joulupukkiin. Tämän monimutkaiselta vaikuttavan järjestelyn tarkoituksena on varmistaa se, että varsinainen Joulupukki pystyy keskittymään työhönsä Jouluaattona. Lisäksi tämä keskitetty viestintä takaa sen, että päivystyksestä vastaava varapukkien esimies pystyy koordinoimaan sekä varsinaisten pukkien että varapukkien toimintaa ajantasalla olevien tilannetietojen pohjalta.
4. Asiakas valmistautuu maksusuoritukseen
Asiakas varaa tilauksessa sovitun maksun tasarahana ja pistää sen hyvissä ajoin ennen Joulupukin saapumista kirjekuoreen. On tärkeää tiedostaa, että Joulupukki ei käsittele Jouluaattona käteistä eikä Joulupukilla ole antaa vaihtorahaa. 
5. Asiakas toimittaa lahjat odottamaan Joulupukkia
Tilauksen yhteydessä on sovittu lahjoihin liittyvät käytännön järjestelyt: missä lahjat ovat ja miten Joulupukki tuo ne sisälle. Yleisohjeena on, että Joulupukin sisääntuotavaksi varataan yksi pienehkö säkillinen lahjoja, jotka Joulupukin on tarkoitus jakaa. Lahjat voivat olla myös pussissa tai laatikossa, jos tarkoitukseen sopivaa säkkiä ei ole saatavilla. Yleensä Joulupukki tulee sisään tämän yhden lahjakantamuksen kanssa ja isäntäväki avustaa toimittamalla muut lahjat sisälle Joulupukin perässä. Joulupukin jaettavaksi tarkoitettuun lahjakantamukseen halutaan yleensä sisällyttää lahja tai pari jokaiselle perheenjäsenelle.  Jos tilauksen yhteydessä ei ole muuta sovittu, asiakas toimittaa lahjat hyvissä ajoin, vähintään 15 minuuttia etukäteen odottamaan Joulupukkia. Yleensä sovitaan, että lahjat toimitetaan oven taakse tai asunnon oven välittömään läheisyyteen.
6. Joulupukki vierailee
Jouluaaton kohokohta, Joulupukin vierailu ei yleensä vaadi asiakkaalta erityisiä toimenpiteitä. Joulupukin vierailun tyypillinen sisältö on kuvattu sivulla Joulupukin vierailu.
7. Asiakas saattaa joulupukin ovelle ja antaa maksukuoren
Yleensä asiakas ja lapset saattavat Joulupukin asunnon ovelle. Lopputervehdysten ja kättelemisten jälkeen asiakas antaa Joulupukille maksun sisältävän kirjekuoren. Jos lapset ovat tällöin läsnä, asiakas voi todeta, että kirjeessä on vanhempien terveiset tai kiitoskirje Korvatunturille toimitettavaksi.
8. Joulupukki antaa asiakkaalle ohjeet palautteiden antamiseen
Lähdön yhteydessä Joulupukki antaa asiakkaalle Turun Seudun Joulupukkipalvelun kirjalliset terveiset, joissa kerrataan Turun Seudun Joulupukkipalvelun yhteystiedot ja annetaan tarkemmat ohjeet palautteen antamiseen.
9. Asiakas antaa tarvittaessa välittömän palautteen vierailun aikataulusta
Ohjeet välittömän palautteen antamiseen on kerrottu sivulla Jos pukki on myöhässä. 
10. Asiakas antaa palautteen saamastaan joulupukkipalvelusta
Jouluaaton jälkeen asiakas voi halutessaan antaa palautetta palautelomakkeella, sähköpostilla joulupukki@tsjpp.fi tai soittamalla Turun Seudun Joulupukkipalvelun päivystävään numeroon. Yleensä palautteet vastaanottaa sama henkilö, ´joka on hoitanut tilaukseen liittyvän puhelinkeskustelun (kohta 2 yllä). 
11. Palautteiden käsittely
Jos palaute koskee varsinaisen Joulupukin työskentelyä, Turun Seudun Joulupukkipalvelu selvittää vierailun tehneeltä Joulupukilta asiakaskäyntiin liittyvät yksityiskohdat. Tämän jälkeen olemme yhteydessä asiakkaaseen. Jos ilmenee, että järjestämämme joulupukkipalvelu ei ole ollut sovitun mukaista tai hintansa arvoista, asiakkaalla on tyytyväisyystakuun mukaisesti oikeus vaatia maksua takaisin.
   

Yllä kuvatut vaiheet ja niihin liittyvät ohjeet pätevät lähes kaikissa asikassuhteissa, mutta yksittäistapauksisssa voidaan erikseen sopia muista järjestelyistä.



                                            TAKAISIN ETUSIVULLE